Quyết toán thuế là quy trình bắt buộc các doanh nghiệp phải làm vào từng thời điểm nhất định mỗi năm. Tuy nhiên bạn đã nắm rõ có bao nhiêu loại thuế sẽ bị kiểm tra hay không? Hoặc các lưu ý bạn cần phải biết trong quá trình quyết toán thuế theo đúng quy định của cơ quan thuế? Fast Quality sẽ chia sẻ những kinh nghiệm khi quyết toán thuế trong bài viết dưới đây giúp bạn tự tin hơn khi đi quyết toán nhé.
1. Các loại thuế sẽ bị cơ quan thuế kiểm tra khi đi quyết toán thuế
Khi quyết toán thuế, các nhân viên cơ quan thuế sẽ đi thành từng tốp 2-3 người hoặc nhiều hơn nữa tùy theo khối lượng công việc. Mỗi người sẽ kiểm tra từng mục thuế khác nhau nên nếu bạn không muốn bị quay vòng vòng một lúc bởi hàng tá câu hỏi của họ, bạn nên sắp xếp lịch trước để không rơi vào tình huống bị động. 3 loại thuế phổ biến sẽ được ưu tiên kiểm tra khi quyết toán thuế theo thứ tự như sau:
1.1 Thuế thu nhập cá nhân
Các hồ sơ tài liệu cần chuẩn bị trước khi các bộ thuế kiểm tra loại thuế này:
- Hợp đồng lao động, thẻ lương nhân viên, bảng lương và các chứng từ thanh toán lương kèm sẵn một file excel tổng hợp loại thuế này.
- Các biên lai khấu trừ thuế cho các lao động không ký hợp đồng
- Các chứng từ liên quan đến đăng ký giảm trừ gia cảnh, giấy chứng nhận người phụ thuộc không có thu nhập, các bản sao giấy khai sinh. . .
- Bản sao công chứng hộ chiếu, visa của các cá nhân người nước ngoài.
- Các ủy quyền quyết toán thuế của các lao động quyết toán thuế tại doanh nghiệp.
Hãy chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ, tài liệu liên quan đến thuế thu nhập cá nhân trước khi cán bộ thuế kiểm tra
1.2 Thuế giá trị gia tăng
Quy trình quyết toán thuế thường được bắt đầu bằng công đoạn kiểm tra hoá đơn theo báo cáo thuế. Do vậy bạn cần sắp xếp hóa đơn GTGT đầu ra đầu vào bản gốc kèm theo các tờ khai đồng thời lưu ý những điều sau:
- Tất cả các hóa đơn đã kê khai nhưng có vấn đề phải photo ra một bản, lập bảng kê để riêng ra.
- Các hóa đơn bị mất bản gốc, chỉ có bản photo cần chuẩn bị kèm theo các công văn báo mất đã gửi cơ quan thuế.
- Các hóa đơn đầu ra đã hủy cần phải photo kèm với biên bản hủy để riêng ra.
- Các hoá đơn mua hàng có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng trở lên nên có bản sao chứng từ thanh toán kèm theo để đỡ mất công mỗi lần cán bộ thuế hỏi lại phải đi tìm trong đống sổ phụ ngân hàng.
- Nhân viên thuế thường sẽ đòi 1 file excel tổng hợp tất cả các báo cáo thuế cho họ. Nên tốt nhất mình lập sẵn một file excel tổng hợp đó khi họ cần cung cấp được luôn.
1.3 Thuế thu nhập doanh nghiệp
Thuế TNDN là loại thuế mà liên quan đến toàn bộ hệ thống tài chính kế toán của doanh nghiệp, nên hồ sơ của loại thuế này chính là toàn bộ sổ sách kế toán, tài liệu kế toán của doanh nghiệp. Ngoài các hồ sơ tài liệu đã chuẩn bị cho các loại thuế trên, thì bộ hồ sơ thuế TNDN cần chuẩn bị:
- Sổ sách kế toán đã in, ký, đóng dấu của doanh nghiệp…
- Chứng từ photo kẹp với phiếu chi, phiếu thu, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu kế toán.
- Bảng tính giá thành dịch vụ, hàng hóa gia công sản xuất
- Hợp đồng mua bán
- Hồ sơ tài sản cố định
- Hồ sơ ngân hàng
- Các quyết định lương, quyết định khấu hao, quyết định thôi khấu hao
- Bảng tính khấu hao, bảng phân bổ chi phí, bảng phân bổ doanh thu
- Biên bản hủy hàng hỏng, biên bản kiêm kê kho, biên bản kiểm kê quỹ, nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành…
- Tờ trình về các công việc, kế hoạch chi tiêu năm…
- Đối chiếu công nợ, xác nhận số dư ngân hàng, các quyết định xử lý công nợ, công văn đòi nợ từng lần
- Hồ sơ pháp lý công ty.
Lưu ý: Hiện nay, các doanh nghiệp không cần phải nộp tờ khai thuế TNDN tạm tính quý nữa mà chỉ nộp tiền thuế TNDN tạm tính quý nếu có phát sinh (theo Điều 17 Thông tư 151/2014/TT-BTC)
Thuế thu nhập doanh nghiệp cũng sẽ bị kiểm tra khi quyết toán thuế
2. Kinh nghiệm dành cho các doanh nghiệp khi quyết toán thuế
2.1 Công tác sắp xếp chứng từ gốc ngay ngắn
Các chứng từ gốc hàng tháng cần được sắp xếp theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo hàng tháng cho Cục Thuế hoặc Chi cục Thuế quản lý trực tiếp. Bắt đầu từ tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính , các chứng từ gốc phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh và kẹp riêng mỗi chứng từ hoặc nhóm chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ. Ví dụ:
- Hóa đơn đầu vào đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thuế.
- Hóa đơn bán ra phải kẹp theo Phiếu thu nếu bán ra hoặc thu tiền vào đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho , kẹp theo hợp đồng và thanh lý nếu có.
- Hóa đơn mua vào (đầu vào) phải kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có.
- Nếu bán chịu phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có.
Bắt đầu từ tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính , các chứng từ gốc, báo cáo, hợp đồng phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh và được sắp xếp theo tuần tự nhất định
2.2 Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế
Các chứng từ của năm nào phải được đi kèm với báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, Báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý.
2.3 Sắp xếp và kiểm tra chi tiết các hợp đồng kinh tế
Kiểm tra và đối chiếu các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng và sắp xếp đầy đủ theo tuần tự từng hợp đồng đầu vào/ đầu ra. Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương phải có chữ ký đầy đủ.
Trên đây là 3 loại thuế cơ bản thường bị kiểm tra khi quyết toán thuế. Hi vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp các bạn có thêm tự tin và chuẩn bị đầy đủ trước khi quyết toán thuế hơn. Tùy vào mỗi lĩnh vực kinh doanh thì sẽ phát sinh thêm nhiều loại thuế khác, để tìm kiếm những loại thuế sẽ có phù hợp với hình thức kinh doanh của công ty mình, các bạn hãy theo dõi thêm những bài viết chia sẻ mới của Fast Quality nhé.
